Vous aimeriez en savoir plus sur nos politiques?

Toute l’information concernant nos politiques se retrouve sur cette page.

Pour toutes question, n‘hésitez pas à communiquer avec notre équipe de soutien à etudiant@planmajor.ca ou par téléphone au 1 877-976-2567.  

Politique de protection des renseignements personnels

Plan Major a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Voici comment communiquer avec celui-ci :

Arnaud Fayet, Responsable de la protection des renseignements personnels

1-877-976-2567 ext.402
prp-pm@planmajor.ca

Plan Major (la « Société », « nous », « nos », « notre ») reconnaît l’importance de protéger vos renseignements personnels. La présente politique explique comment la Société recueille, utilise, conserve et communique vos renseignements personnels.

Un renseignement personnel est tout renseignement qui vous concerne et qui permet de vous identifier directement ou indirectement (par exemple, en l’associant à d’autres renseignements).

La présente politique s’applique aux personnes utilisatrices et aux personnes clientes de nos sites web, applications, services et produits, mais ne s’applique pas aux membres de notre personnel, aux candidats et candidates, et à nos fournisseurs.

En nous fournissant vos renseignements personnels après que vous ayez été informé de la présente politique, en application des lois applicables, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la conservation et à la communication de vos renseignements personnels selon les modalités de la présente politique. Votre consentement peut également être implicite dans certains cas, selon vos attentes raisonnables.

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente politique à tout moment et ces modifications entreront en vigueur à la date indiquée dans la modification. Vous êtes priés de vérifier régulièrement si la présente politique a été modifiée. Nous considérons que vous avez accepté les modifications à la présente politique si vous continuez à nous fournir des renseignements personnels après l’entrée en vigueur des modifications.

Vos renseignements personnels sont recueillis par la Société pour son propre compte.

Vos renseignements personnels peuvent également être recueillis pour notre compte par des tiers, par exemple : un fournisseur de services technologiques ou un gestionnaire d’infolettres; un consultant qui fournit une partie des services offerts à la clientèle ou un assureur auprès de qui des polices d’assurance sont souscrites.

Vos renseignements personnels sont recueillis directement auprès de vous lorsque vous nous les fournissez, par exemple :

  • en ligne sur notre site web (notamment sur un formulaire);
  • par des courriels que vous nous envoyez;
  • lorsque vous nous appelez;
  • lorsque vous clavardez avec nous.

En plus de ce qui précède, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels par exemple lorsque vous décidez de vous abonner à une infolettre, de participer à un concours ou de participer à un sondage.

Nous recueillons notamment les renseignements personnels suivants :

  • nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéros de téléphone, détails des communications entre vous et nous, détails sur les ajouts de personnes à charge, les demandes d’information, date de naissance;
  • renseignements relatifs aux polices d’assurance souscrites;
  • antécédents de santé;
  • renseignements sur les dates de voyages, ainsi que le lieu de départ et de destination; s’il y a lieu.
  • informations de paiements.

Si vous souscrivez une police d’assurance au nom d’un tiers assuré, il est possible que nous devions recueillir des renseignements personnels à son sujet. En fournissant des renseignements personnels à son sujet, vous confirmez que vous avez obtenu le consentement de l’assuré pour nous fournir ces renseignements personnels.

Les types de renseignements personnels que nous recueillons dépendent de plusieurs facteurs et du contexte. Nous ne recueillons que les renseignements personnels que nous considérons nécessaires pour la conduite de nos activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Vos renseignements personnels sont également recueillis auprès des tiers suivants : les assureurs auprès de qui des polices d’assurance sont souscrites pour votre compte, des courtiers qui nous demandent de souscrire des polices d’assurance pour votre compte, des institutions d’enseignement qui nous demandent de souscrire des polices d’assurance pour votre compte.

Nous recueillons des renseignements personnels automatiquement sur nos sites web et applications, qui sont fournis par le biais d’outils analytiques ou de marqueurs numériques. Ces outils analytiques ne recueillent qu’un ensemble limité de données, soit l’adresse du protocole Internet (adresse IP), la date et l’heure de la visite, les pages visitées, les actions posées sur le site web, le domaine utilisé pour accéder au site web, le type et la version du navigateur ou du système d’exploitation que vous utilisez ainsi que le site web auquel vous venez d’accéder et auquel vous allez subséquemment accéder. Ces renseignements sont recueillis à l’aide de témoins de connexion (« cookies »), tel que plus amplement décrit ci-après.

Nous ne recueillons aucune information liée aux cartes de paiement. Les paiements effectués sur nos sites web ou applications sont traités directement par un fournisseur de services, qui a seul accès aux renseignements de la carte de paiement. Les transactions en ligne sont sécurisées conformément aux normes de transmission du fournisseur de services, afin de permettre la transmission et le traitement sécuritaires des transactions.

Nous recueillons des renseignements personnels pour les fins suivantes :

  • fournir les services demandés ou des renseignements demandés vous;
  • traiter vos demandes;
  • analyser vos besoins d’assurance et de protection;
  • étudier et soumettre des propositions d’assurance;
  • souscrire, établir, gérer, modifier et renouveler des polices d’assurance;
  • traiter des demandes d’indemnité et des déclarations de sinistres;
  • vérifier votre couverture d’assurance;
  • gérer la facturation et traiter les paiements;
  • traiter et résoudre les plaintes et les insatisfactions;
  • offrir des recommandations personnalisées selon le profil d’achat, si vous avez accepté l’installation de témoins de connexion (« cookies»);
  • communiquer avec vous dans le cadre de nos activités, à des fins d’assurance de la qualité interne ou pour gérer la qualité de l’information fournie;
  • détecter et prévenir les fraudes;
  • à des fins statistiques et comptables (dans ce dernier cas, les renseignements personnels sont agrégés et anonymisés);
  • vous informer des nouvelles, des mises à jour, des renseignements et des offres spéciales concernant les services et produits de la Société, conformément aux lois dites anti-pourriel et avec votre consentement express lorsque requis;
  • si nous avons des motifs raisonnables de croire qu’ils peuvent être utiles dans le cadre d’une enquête portant sur une infraction à une loi fédérale, provinciale ou étrangère, ou pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique;
  • répondre à des demandes d’information émanant de régulateurs ou d’autres organisations et personnes légalement habilitées à formuler de telles demandes;
  • administrer votre compte ou des services qui vous sont destinés, y compris les programmes de récompenses, les tirages et les concours;
  • tel que requis ou permis par les lois applicables.

En plus des fins précitées, nous vous informerons d’autres fins pour lesquelles vos renseignements personnels sont recueillis au plus tard au moment où ils sont recueillis.

Si nous désirons utiliser vos renseignements personnels qui ont été recueillis à des fins qui ne vous ont pas été préalablement communiquées, nous vous demanderons alors votre consentement distinct avant de les utiliser, à moins que les lois applicables nous permettent de le faire sans votre consentement.

Nous pouvons utiliser des témoins de connexion (« cookies »). Les témoins sont des fragments de renseignements envoyés à votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous consultez un site web. Les témoins s’enregistrent, de façon temporaire ou permanente, sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile, laissant ainsi une trace de votre visite. Lorsque vous consultez un site web, un témoin peut ainsi être créé et conservé, ce qui permet de vous « reconnaître » à chaque fois que vous consultez le site web.

Les témoins qui permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer votre profilage sont désactivés par défaut. Vous devez d’abord les accepter. Vous pouvez refuser ces témoins, mais dans un tel cas, vous ne pourrez pas bénéficier de certaines fonctionnalités.

Les témoins peuvent nous permettre d’analyser vos préférences personnelles, vos intérêts ou votre comportement lorsque vous naviguez sur Internet. Ils permettent ainsi d’améliorer votre expérience en ligne en enregistrant vos préférences de navigation, d’analyser le fonctionnement de nos sites web, d’effectuer des analyses statistiques et de vous recommander du contenu.

Nous utilisons les témoins suivants :

  • Cookieyes

cookieyes-consent :  

CookieYes place ce témoin pour mémoriser les préférences des utilisateurs en matière de consentement afin que leurs préférences soient respectées lors des visites ultérieures de ce site. Il ne collecte ni ne stocke aucune information personnelle sur les visiteurs du site. Pour accéder aux modalités et politiques de confidentialité du fournisseur : https://www.cookieyes.com/privacy-policy/ 

  • WPML

wp-wpml_current_language : Le plug-in multilingue de WordPress définit ce témoin pour stocker les paramètres actuels de la langue/du langage. Pour accéder aux modalités et politiques de confidentialité du fournisseur : https://wpml.org/documentation/privacy-policy-and-gdpr-compliance/ 

  • Hotjar

_hjAbsoluteSessionInProgress : Hotjar définit ce témoin pour détecter la première session de consultation de page d’un utilisateur, qui est un indicateur Vrai/Faux défini par le témoin. 

_hjFirstSeen : Hotjar définit ce témoin pour identifier la première session d’un nouvel utilisateur. Il stocke la valeur vrai/faux, indiquant si c’était la première fois que Hotjar voyait cet utilisateur. 

_hjSession_* : Hotjar définit ce témoin pour s’assurer que les données des visites ultérieures sur le même site sont attribuées au même identifiant d’utilisateur, qui persiste dans l’identifiant d’utilisateur Hotjar, qui est unique pour ce site. 

hjRecordingEnabled : Hotjar place ce témoin lorsqu’un enregistrement démarre et il est lu lorsque le module d’enregistrement est initialisé, pour voir si l’utilisateur est déjà dans un enregistrement dans une session particulière. 

Pour accéder aux modalités et politiques de confidentialité du fournisseur : – https://www.hotjar.com/fr/confidentialite/ 

  • Google Analytics

_ga_* : Google Analytics utilise ce témoin pour stocker et compter les pages vues. 

_ga : Google Analytics utilise ce témoin pour calculer les données relatives aux visiteurs, aux sessions et aux campagnes et suivre l’utilisation du site pour le rapport d’analyse du site. Le témoin stocke les informations de manière anonyme et attribue un numéro généré de manière aléatoire pour reconnaître les visiteurs uniques. 

_gid : Google Analytics utilise ce témoin pour stocker des informations sur la façon dont les visiteurs utilisent un site Internet tout en créant un rapport d’analyse des performances du site. Certaines des données collectées comprennent le nombre de visiteurs, leur source et les pages qu’ils visitent de manière anonyme. 

_gat_UA-* : Google Analytics définit ce témoin pour le suivi du comportement des utilisateurs. 

Pour accéder aux modalités et politiques de confidentialité du fournisseur : https://policies.google.com/?hl=en 

 

Nous vous demanderons préalablement si vous acceptez ou refusez l’installation de témoins, si ces témoins permettent de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage.

De nombreux sites web importants utilisent des témoins. La plupart des navigateurs sont configurés au départ pour les accepter. Si vous le désirez, vous pouvez modifier les réglages de votre navigateur pour qu’il vous avertisse au moment de la réception d’un témoin ou qu’il refuse de les accepter.

Bien que vous ne soyez pas obligés d’accepter les témoins, il est par contre possible que certaines fonctionnalités d’un site web puissent ne pas fonctionner correctement si vous refusez l’installation de témoins. Vous pouvez consulter le lien suivant pour avoir un aperçu de la manière de bloquer ou de supprimer les témoins sur les navigateurs les plus courants : https://www.allaboutcookies.org/fr/

Vous pouvez refuser la collecte de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, le refus d’un tel consentement pourrait limiter notre capacité à vous offrir des services ou de vous vendre des produits. Nous ne refuserons pas d’acquiescer à une demande de produit ou de service de votre part si vous refusez un tel consentement à moins que la collecte ne soit nécessaire dans un tel cadre. Votre consentement à ce que nous utilisions vos renseignements personnels à l’égard de fins secondaires (par exemple pour du marketing) n’est donc pas obligatoire.

Nous entendons nous conformer aux lois applicables concernant la vie privée des personnes mineures et les publicités les visant. Nous ne cherchons pas à recueillir des renseignements personnels sur des personnes mineures de moins de 14 ans sans le consentement des titulaires de l’autorité parentale ou des tuteurs. Si toutefois vous croyez que nous le faisons, veuillez-nous en faire part. Si jamais nous désirons recueillir des renseignements personnels au sujet de personnes mineures de moins de 14 ans, nous obtiendrons alors un consentement directement auprès des titulaires de l’autorité parentale ou des tuteurs, selon les lois applicables.

Nous n’avons pas l’intention de prendre des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Seuls les membres de notre personnel qui sont autorisés et qui ont besoin d’avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y ont accès, par exemple : le centre de service à la clientèle, le département de la facturation et les personnes responsables de fournir des produits et des services à la clientèle. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements personnels nécessaires pour réaliser leurs tâches.

Nous ne communiquerons des renseignements personnels vous concernant à des tiers (le type de renseignements communiqués dépend de la situation) que dans les cas suivants :

  • vous nous avez autorisé à communiquer les renseignements à un tiers à une fin précise;
  • les tiers qui agissent pour le compte de la Société à titre de mandataires ou de fournisseurs de services (par exemple : des fournisseurs de services informatiques, des hébergeurs ou des fournisseurs de solutions de marketing, des assureurs auprès de qui des polices d’assurance sont souscrites ainsi que nos sociétés liées avec lesquelles nous partageons des services), et les renseignements leur sont communiqués uniquement dans ce cadre, étant entendu que ces tiers doivent respecter des modalités contractuelles strictes qui les obligent à maintenir la confidentialité de tous les renseignements, à ne les utiliser que dans ce cadre et à ne pas conserver les renseignements à l’expiration du contrat;
  • si une personne agit en tant que votre représentant ou si nous croyons raisonnablement que la personne agit en vertu d’une autorisation appropriée (par exemple tuteur, titulaire de l’autorité parentale, etc.) ou encore s’il s’agit d’une personne qui détient un service ou une police d’assurance conjointement avec vous;
  • pour satisfaire des exigences légales;
  • si nous sommes tenus de fournir des renseignements personnels en réponse à une ordonnance rendue en bonne et due forme par un tribunal, à une assignation à produire des documents, à une enquête des autorités, ou lorsque cela est exigé autrement par les lois applicables;
  • si jamais la Société vend son entreprise ou ses actifs, en tout ou en partie, ou encore fusionne, tel que requis par une telle transaction, ainsi que dans le cadre de la vérification diligente;
  • tel que requis ou permis par les lois applicables.

Les membres de notre personnel sont informés par nous de leur obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels et nous les sensibilisons à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Les membres de notre personnel ne peuvent utiliser les renseignements personnels que conformément aux modalités de la présente politique et de nos autres politiques.

Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres de notre personnel tout au long du cycle de traitement de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction dans une politique de gouvernance et de gestion des renseignements personnels.

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables de nature physique, technologique et administrative pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. La nature des mesures de sécurité varie en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Ces mesures incluent ce qui suit :

  • des mesures physiques, par exemple des locaux verrouillés;
  • des mesures technologiques, par exemple des pare-feu;
  • des mesures administratives, par exemple l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux de la Société, dans divers systèmes informatiques de la Société ou de nos fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage de la Société ou de nos fournisseurs de services.

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec ou du Canada, pour les fins décrites précédemment, ce qui peut inclure la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation.

Nous conservons les renseignements personnels que nous recueillons aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour la réalisation des fins déterminées, tant qu’il est raisonnable de le faire à des fins de service à la clientèle, à des fins juridiques ou à des fins commerciales. La durée de conservation dépend des fins déterminées et de la nature de ces renseignements. À l’expiration de cette période, les renseignements sont détruits de façon définitive et sécuritaire ou ils sont anonymisés, conformément aux lois applicables.

Nos sites web ou applications peuvent contenir des liens vers des sites web ou des applications de tiers (collectivement et individuellement les « Sites tiers ») qui peuvent vous faire quitter notre site web ou application. Nous fournissons ces liens par commodité. Les Sites tiers ne sont pas sous notre contrôle, et nous n’avons donc aucun contrôle sur les pratiques en matière de vie privée et de confidentialité des Sites tiers. Par conséquent, tout renseignement personnel qui est transmis par l’intermédiaire des Sites tiers est assujetti à la politique de confidentialité de ces Sites tiers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

Nous pouvons utiliser des Sites tiers de médias sociaux (par exemple, Facebook et Instagram). Les comptes de médias sociaux sont publics et ne sont pas exploités par nous. Si vous décidez d’interagir avec nous par l’entremise de ces Sites tiers de médias sociaux, vous devriez d’abord prendre connaissance de leur politique de confidentialité.

Les renseignements personnels qui sont nous sont fournis par l’entremise des comptes de médias sociaux sont recueillis afin de saisir des conversations (par exemple des questions et réponses, commentaires, « j’aime », gazouillis partagés) entre vous et nous. Ils peuvent être utilisés pour répondre à des demandes, effectuer des évaluations statistiques ainsi qu’à des fins d’établissement de rapports et pour toutes les autres fins indiquées dans la présente politique.

Vous avez les droits suivants, le tout dans les limites et selon les modalités des lois applicables :

  • consulter vos renseignements personnels;
  • rectifier ou mettre à jour vos renseignements personnels;
  • retirer votre consentement en tout temps (le retrait du consentement nous lie à l’égard de l’utilisation des renseignements personnels fondée sur le consentement en cause, mais n’aura pas d’incidence sur l’utilisation fondée sur votre consentement avant son retrait);
  • demander la suppression de vos renseignements personnels.

Si vous demandez à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels, le traitement de cette demande dépendra de la situation et du but visé. Selon le cas :

  • vous pouvez retirer votre consentement, mais nous ne pourrons plus vous offrir un service qui en dépend;
  • vous ne pouvez pas retirer votre consentement, car le traitement de vos renseignements personnels est nécessaire ou obligatoire.

Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi.

Vous pouvez exercer les droits qui précèdent en tout temps en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société (voir ci-après).

La demande doit contenir suffisamment d’information pour que nous soyons capables de la traiter. Nous nous engageons à répondre aux demandes dans un délai raisonnable et, dans la mesure du possible, dans les trente (30) jours, tel que prévu aux lois applicables. Toutefois, nous devrons d’abord vérifier l’identité de la personne faisant la demande.

Nous veillerons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont utilisés. Il est toutefois de votre responsabilité de vous assurer de mettre à jour vos renseignements personnels, tels que vos coordonnées, auprès de nous.

Vous pouvez porter plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société (voir ci-après) si vous estimez que nous ne nous conformons pas à nos obligations en matière de protection des renseignements confidentiels. Nous accuserons réception de votre plainte, pourrons vous contacter pour obtenir des précisions, faire enquête sur la plainte de manière confidentielle, et vous faire part des conclusions de l’enquête. Si votre plainte est justifiée, nous prendrons alors les mesures appropriées pour corriger la situation. En cas d’insatisfaction de votre part de cette étude interne de votre plainte, vous pouvez vous adresser aux organismes qui ont compétence en matière de protection des renseignements personnels : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (au niveau fédéral), Commission d’accès à l’information du Québec, Office of the Information and Privacy Commissioner for British Columbia ou Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta.

des renseignements personnels au responsable à la sécurité de l’information, dont les coordonnées sont les suivantes :

Annie Drouin

1 877-976-2567 poste: 107 
prp-pm@planmajor.ca

Vous pouvez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la Société pour exercer vos droits, pour poser des questions sur nos pratiques relatives aux renseignements personnels ou pour formuler une plainte relative à la protection des renseignements personnels.

Politique de service

Plan Major est un administrateur de régime qui offre aux personnes étudiantes l’accès à différents services reliés aux besoins étudiants en particulier au niveau de la santé et des conditions étudiantes, par le biais de leur association étudiante ou institution.

Plan Major est un administrateur de régime qui offre aux personnes étudiantes l’accès à différents services reliés aux besoins étudiants en particulier au niveau de la santé et des conditions étudiantes, par le biais de leur association étudiante ou institution.

Sur une base d’inscription volontaire, Plan Major peut aussi offrir certains services ou couvertures connexes, en fonction du rattachement associatif ou de la situation de la personne requérante.

Sans être limitatif, Plan Major administre et traite les demandes des régimes santé-dentaire d’assurance collective étudiant complémentaire, en étant mandaté par l’association étudiante ou l’institution. En résumé, sans être limitatif, Plan Major agit sur 4 grands volets :

  1. Administration du régime – volet administratif; ce qui signifie être en support à l’association ou l’institution, dans les volets de facturation, remboursement des personnes désistées ou situation particulière, accès au contrat de couverture, support dans le processus de renouvellement et analyse des besoins.
  2. Administration du régime – volet informations et soutien; ce qui signifie être en support proactif pour aider la diffusion de l’information sur les services et modalités de ceux-ci, adresser les questions des personnes cotisantes aux dits services par l’entremise des ententes de services convenues avec les associations ou institutions.
  3. Analyse et paiement des réclamations du volet santé-dentaire des membres admissibles ayant effectué une demande au nom des assureurs ou d’une association autoassurée.
  4. Accompagnement des personnes cotisantes en fonction de leurs besoins, lorsqu’un service est donné en impartition.

Afin d’effectuer ces différentes tâches, Plan Major reçoit des données et renseignements de la part de l’institution ou de l’association. Ces informations sont utilisées pour le bon fonctionnement des services requis par l’association ou ses membres. L’information n’est pas distribuée à un tiers à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.

Plan Major reçoit certaines données de l’association étudiante, de l’institution ou encore directement de la personne étudiante. Nous pouvons également recevoir des informations provenant de nos fournisseurs externes dans le cas d’une plainte ou d’une situation particulière visant à améliorer l’expérience participant. Bien évidemment, nous nous assurons que ces échanges d’informations ne viennent en aucun cas briser la confidentialité et la protection de la vie privée des personnes utilisatrices de ces services. Les informations reçues de ces parties peuvent varier, mais contiennent généralement le nom complet, l’adresse, et assez régulièrement, un numéro identifiant de la personne, son sexe, sa date de naissance, son numéro de téléphone, ainsi que son courriel.

Les échanges d’informations et le stockage de ces données sont source d’une attention particulière chez Plan Major qui a dédié une équipe de professionnels internes à ce sujet. Voici une énumération de situations dans lesquelles les informations étudiantes peuvent être utilisées.

Bien que la majorité des informations nécessaires sont usuellement transmises par l’association étudiante ou par l’institution, il est possible que l’incapacité d’une association ou d’une institution à fournir certaines données à Plan Major occasionne que Plan Major soit dans l’obligation de demander des compléments d’informations ou une action à la personne couverte pour le bon fonctionnement du régime.

Dans tous les cas, les éléments potentiellement nécessaires demandés par les membres de l’équipe Plan Major seront clairement identifiés dans la page dédiée au groupe sur le site de Plan Major. De manière générale les informations complémentaires qui peuvent être demandées sont :

  1. Le matricule étudiant ou le code permanent
  2. La date de naissance
  3. Un spécimen de chèque personnalisé incluant les coordonnées bancaires dans le cas d’un besoin de remboursement.

Pour les processus de réintégration ou d’ajout de personnes à charge, lorsqu’applicable, plusieurs informations pourront être demandées. Les formulaires associés sont disponibles en version web sur le site du Plan Major et en PDF. Si un membre désire compléter un formulaire en version PDF qui n’est pas disponible dans ce format, celui-ci peut en faire la demande à notre équipe de service au etudiant@planmajor.ca.

Lors des échanges avec notre équipe de soutien, il est possible qu’une personne employée demande de confirmer certains éléments au dossier afin de pouvoir confirmer l’identité et échanger certaines informations sensibles. Ainsi, il est possible que notre équipe demande de communiquer avec nous par téléphone ou par écrit spécifiquement en fonction de certaines demandes. S’il y a quelconque malaise, il est toujours possible de le signifier à notre équipe et nous devrions pouvoir trouver une façon de bien faire les choses ensembles.

Communication de groupe

Bien que les messages d’informations générales soient normalement envoyés directement par l’institution ou par l’association, il se peut que Plan Major pour une situation spécifique à une personne ou à un groupe de personnes, procède à un envoi courriel afin d’informer, de confirmer ou requérir une information.

Dans le cas d’une demande d’information provenant de Plan Major, la personne interpellée, doit toujours se sentir confortable de faire une vérification téléphonique au 1 877.976.2567 ou par courriel au etudiant@planmajor.ca, ou auprès de son association étudiante/institution.

Plan Major étant responsable d’adresser les réclamations santé-dentaire, les demandes de réclamations sont traitées directement par notre équipe, qui s’assure d’adopter les meilleurs pratiques au niveau de la confidentialité des informations. C’est aussi Plan Major qui verra à rembourser directement les personnes admissibles au nom de l’assureur santé-dentaire, ce qui explique la pertinence d’obtenir de la part des personnes qui soumettent une réclamation leurs coordonnées bancaires. Plan Major utilise la plateforme de traitement des réclamations de TELUS SANTÉ. TÉLUS SANTÉ est un des fournisseurs les plus importants au Canada en gestion des soins de santé et répond à des normes les plus strictes en matière de gestion de l’information.

Lors du traitement d’une demande de réclamation, il est possible que Plan Major demande à la personne ayant soumis une réclamation de lui fournir certaines informations additionnelles afin de vérifier la validité de cette demande.

Pour les autres volets voyage et accident, ainsi que pour les autres services connexes voici les informations qui sont transmises aux partenaires de manière sécurisée, afin de permettre une prestation de service optimale.

  • Nom complet
  • Numéro de certificat
  • Date de naissance
  • Adresse (si disponible et pertinent)
  • Courriel (si disponible et pertinent)
  • Sexe (si disponible)

Il est possible qu’un ou une spécialiste de la santé accepte que les montants assurables lui soient directement versés par l’assureur ou Plan Major si la personne admissible ou l’une de ses personnes à charge en fait la demande suivant une prestation de service admissible. Pour ce faire, le ou la spécialiste de la santé peut demander à Plan Major ou à TELUS SANTÉ de valider la couverture et l’admissibilité de la personne membre d’un régime. La confirmation de la couverture peut s’effectuer de différentes façons, notamment par téléphone, par la plateforme d’admissibilité du professionnel ou par fax.

Au besoin, Plan Major se réserve le droit d’effectuer certaines vérifications auprès du professionnel afin de confirmer son statut, même si cela peut occasionner certains délais pour ce dernier.

Les personnes admissibles qui demandent un retrait n’ont aucune documentation supplémentaire à fournir outre que de suivre la procédure clairement indiquée sur notre site internet.

Dans ce processus, il est possible que Plan Major demande, à même le formulaire web les coordonnées bancaires, en fonction du responsable de l’émission du remboursement. Dans certains processus Plan Major est responsable d’émettre le remboursement de la cotisation, dans d’autres, la cotisation est créditée sur la facture institutionnelle. Dans le premier cas, si le membre choisi de ne pas fournir ses informations bancaires, si celles-ci sont erronées, si l’option d’un remboursement par chèque est sélectionnée, un remboursement par chèque sera émis avec un frais administratif défini dans le processus de désistement.

Il est possible que le processus de désistement soit parfois adapté ou modifié en fonction des besoins de l’association étudiante, comparativement à notre procédure standard. Dans ce cas, l’information sera clairement indiquée sur notre site internet. Si une personne à un doute sur la procédure à suivre, nous l’invitons à communiquer directement avec notre équipe de soutien selon la procédure officielle.

Dans toutes les situations, il est de la responsabilité de la personne admissible de conserver la confirmation écrite de son désistement ou de sa modification de couverture. Aucun désistement ou modifications de couverture ne peuvent être effectués par téléphone.

La majorité de notre site web est constitué de pages informatives et d’informations d’ordres publiques. Nous souhaitons présenter les politiques de respect de la vie privée des utilisatrices et utilisateurs du site Internet de Plan Major, ainsi que de l’utilisation que nous en effectuons.

Plan Major recueille deux types de données à propos des personnes qui navigue sur le site internet. Tout d’abord, Plan Major recueille les données fournies volontairement par les membres. Ces données sont recueillies par l’utilisation de la page de contact, de l’outil de messagerie instantanée, ou des différents formulaires de modifications de couverture.

Également, Plan Major collecte de l’information par la compilation systématique de l’ensemble des pages visitées sur le site Internet, ainsi que par l’entremise d’outils d’analyse de tierces parties. Ces informations peuvent être utilisées afin de mieux cerner l’utilisation du site et d’optimiser l’expérience utilisateur.

Les informations des membres ne sont pas transmises à un tiers par l’entremise de notre site web. En cas de problématiques ou de questionnements reliées à l’utilisation de vos informations personnelles nous vous invitons à nous en faire part, en communiquant avec notre responsable de la sécurité de l’information:

Annie Drouin
1 877-976-2567 poste: 107 
prp-pm@planmajor.ca

Voici comment Plan Major récolte les données des membres :

Courrier électronique et formulaires électroniques

Plan Major indique sur son site web l’information personnel requise pour chaque formulaire, requête d’information par courriel ou demande de réclamation par courriel. Ces informations ont pour objectif de pouvoir traiter la demande de la personne étudiante, entrer en contact avec celle- ci, ainsi que de fournir l’aide ou les informations pertinentes.

Compilation des pages visitées

Plan Major mesure le trafic sur son site Internet et compile les pages visitées par les personnes étudiantes. Plan Major analyse les statistiques d’utilisation quant au nom de domaine des personnes, au type de navigateur Web, ainsi qu’au type de protocole MIME utilisé (renseignements inclus dans le navigateur Web de toute personne). Ces informations sont utilisées dans le seul but de fournir un meilleur service.

Témoins (cookies)

Un témoin est un élément d’information enregistré par le serveur sur le disque dur de l’ordinateur d’une personne lors d’une visite du site Internet. Un fichier témoin peut contenir des informations telles que le nom d’utilisateur des personnes que le site peut utiliser afin de compiler les pages visitées. Toutefois, les seules informations transmises par les témoins sont celles que les personnes fournissent eux-mêmes. Un témoin ne peut lire les données du disque dur des personnes ou lire des fichiers témoins créés par d’autres sites Internet. Plan Major utilise les témoins afin d’identifier les personnes qui visitent le site Internet plus d’une fois et ceci dans le but de leur offrir un meilleur service.

Si vous avez configuré votre navigateur de façon qu’il vous mette en garde lorsqu’un témoin est sur le point d’être installé, vous recevrez un message d’alerte pour chaque tentative d’installation. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ces témoins. Il n’est pas nécessaire d’accepter les témoins afin d’utiliser le site Internet de Plan Major.

Plan Major utilise l’information fournie par les membres afin d’améliorer leur expérience de navigation. Le contenu du site peut être revu sur la base des préférences et des attentes des membres. Afin de fournir un meilleur service aux membres qui visitent le site plus d’une fois et en s’appuyant sur leur expérience antérieure, des améliorations seront ajoutées au site.

Comme indiqué plus haut, Plan Major utilise l’information reçue membres afin d’améliorer la qualité de l’aide lorsque ceux-ci visitent le site plus d’une fois.

Plan Major a la possibilité de créer un rapport complet du trafic enregistré sur son site.

Plan Major ne partage aucune information individuelle sur les personnes naviguant sur notre site web avec une tierce partie sans l’autorisation des personnes étudiantes concernées (sauf là où la loi l’exige).

Plan Major met à la disposition de ses membres, par le biais de ses partenaires, des applications afin de faciliter l’accessibilité aux services auxquels ceux-ci ont accès.

Nous tenons à nous assurer que l’utilisation des services connexes offerts par nos partenaires

ainsi que les services mis à la disposition de nos membres par ceux-ci, respectent notre politique de service et de la gestion des informations personnelles. Nos partenaires ainsi que leurs équipes sont liés par des ententes de confidentialités qui perdurent même lorsque l’entente de service est terminée.

En choisissant d’utiliser les applications web des services connexes la personne étudiante reconnait accepter les conditions d’utilisation en raison de la nature privée des informations contenues dans le système. Les partenaires recueillent uniquement les données essentielles et nécessaires dans le cadre des services fournies. Les données partagées par les membres sont de plein gré et liées aux services attendus.

Politique de satisfaction des membres

Chez Plan Major, votre bien être nous tient à cœur. Nous sommes déterminés à vous offrir un service qui répond à vos attentes. Cependant, nous sommes conscients qu’une personne pourrait considérer que le soutien qu’elle a reçu devrait être amélioré ou qu’une situation devrait être corrigée.

Voici comment nous faire part de vos commentaires, suggestions, ou insatisfactions relativement à l’un de nos services :

Équipe de traitement des Insatisfactions

client@planmajor.ca

Chez Plan Major, votre bien être nous tient à cœur. Nous sommes déterminés à vous offrir un service qui répond à vos attentes. L’équipe de Plan Major tente d’offrir le meilleur service possible, et ce à tout moment.

Nous croyons qu’il est essentiel que toute notre équipe réponde aux besoins de nos membres. Cependant, nous sommes conscients qu’une personne pourrait considérer que le soutien qu’elle a reçu devrait être amélioré ou qu’une situation devrait être corrigée.

C’est pourquoi vos commentaires, insatisfactions ou suggestions nous permettent de mieux cibler vos besoins, tout en améliorant la qualité du service qui vous est offert.

Pour déposer une plainte, nous vous invitons à communiquer avec l’équipe de traitement des insatisfactions de Plan Major :

Par courriel – client@planmajor.ca

Veuillez indiquer les informations suivantes dans votre communication :

  • Nom et prénom
  • Numéro de certificat
  • Nom du groupe

Veuillez préciser les circonstances liées à votre mécontentement et joindre tous documents ou informations pertinentes (contexte, noms d’employés, dates, etc..) qui pourraient nous aider à mieux comprendre la situation.

  1. Suivant le dépôt d’une plainte, une personne en situation de coordination adressera la demande et effectuera un suivi.
  2. Si la réponse ne satisfait pas la personne requérante, cette dernière peut demander un transfert de son dossier à l’équipe de direction et du contentieux afin de confirmer s’il peut y avoir une option d’arranger les parties.
  3. L’équipe de direction adressera la réponse finale et définitive de l’organisation, en informant la personne requérante qu’elle peut demander le transfert de son dossier auprès de l’Autorité des Marchés Financiers.

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