Nos politiques - Le Plan Major

Vous aimeriez en savoir plus sur nos politiques?

Toute l’information concernant nos politiques se retrouve sur cette page.

Pour toutes question, n‘hésitez pas à communiquer avec notre équipe de soutien à etudiant@planmajor.ca ou par téléphone au 1 877-976-2567.

Politique de protection des renseignements personnels

Plan Major a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels. Voici comment communiquer avec celui-ci :

Arnaud Fayet, Responsable de la protection des renseignements personnels

1-877-976-2567 ext.402
prp-pm@planmajor.ca

En bref...

Chez Plan Major, le respect des données personnels de nos membres, ainsi que la protection des renseignements personnels sont une priorité.

Nos procédures de suivi pour la collecte, le traitement et la conservation des données dans le cadre de nos activités, nous permettent d’encadrer les informations reçues de la part des membres et des associations.

Plan Major s’engage à ne collecter que les renseignements personnels requis afin de fournir les services convenus avec les associations et fournisseurs, et ce dans le respect des limites permises par la loi.

Communication et divulgation

En aucun cas, Plan Major ne communique des renseignements personnels à des tiers, à des fins autres que celles pour lesquelles ceux-ci ont été recueillis, sauf avec le consentement du membre ou en tout respect des exigences de la loi et des autorités compétentes. Nous nous engageons à limiter la divulgation et l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin, et ce aux fins visées par la collecte.

La responsabilité des membres de notre équipe

Nos équipes peuvent avoir accès aux dossiers des personnes étudiantes uniquement dans le cadre de leurs fonctions habituelles et usuelles, selon leurs rôles et responsabilités.

Lorsque nos équipes accèdent a de l’information sensible sur les personnes étudiantes, elles sont tenues de respecter les consignes de confidentialité. Lors de l’embauche, tous les membres de l’équipe doivent signer une entente de confidentialité les liant à cette responsabilité et même lorsqu’elles ne sont plus à l’emploi de Plan Major. Le contrat de chaque membre de l’équipe comporte des clauses spécifiques relativement à la confidentialité et à la sécurité de l’information.

Plan Major met à l’avant plan l’importance du respect de nos politiques et procédures en matière de protection de l’information. Notre personnel est informé dès l’embauche de nos politiques et procédures en matière de protection de l’information et insistons sur l’importance de les impliquer à la lettre.

Accès à l’information

Les membres peuvent demander d’obtenir l’accès à l’information contenue dans leur dossier, ainsi qu’un duplicata de leur dossier en adressant une demande par courriel à prp-major@planmajor.ca. Dans cette communication, il est important de mentionner les informations suivantes :

Nom complet
Numéro identifiant étudiant
Institution scolaire fréquentée
Date de naissance

Plan Major acheminera une copie de l’information contenue dans le dossier par communication sécurisée. Plan Major pourrait exiger le paiement de certains frais administratifs si la personne étudiante souhaite recevoir la documentation par envoi postal.

Si la personne étudiante constate après avoir consulté son dossier que certaines informations sont inadéquates ou erronées, celle-ci peut le signaler à Plan Major à prp-major@planmajor.ca. et demander une correction en précisant la nature des renseignements exacts.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Plan Major a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont :

Arnaud Fayet
1-877-976-2567 ext.402
prp-pm@planmajor.ca

Politique de service

Plan Major est un administrateur de régime qui offre aux personnes étudiantes l’accès à différents services reliés aux besoins étudiants en particulier au niveau de la santé et des conditions étudiantes, par le biais de leur association étudiante ou institution.

En bref...

Sur une base d’inscription volontaire, Plan Major peut aussi offrir certains services ou couvertures connexes, en fonction du rattachement associatif ou de la situation de la personne requérante.

Sans être limitatif, Plan Major administre et traite les demandes des régimes santé-dentaire d’assurance collective étudiant complémentaire, en étant mandaté par l’association étudiante ou l’institution. En résumé, sans être limitatif, Plan Major agit sur 4 grands volets :

Administration du régime – volet administratif; ce qui signifie être en support à l’association ou l’institution, dans les volets de facturation, remboursement des personnes désistées ou situation particulière, accès au contrat de couverture, support dans le processus de renouvellement et analyse des besoins.
Administration du régime – volet informations et soutien; ce qui signifie être en support proactif pour aider la diffusion de l’information sur les services et modalités de ceux-ci, adresser les questions des personnes cotisantes aux dits services par l’entremise des ententes de services convenues avec les associations ou institutions.
Analyse et paiement des réclamations du volet santé-dentaire des membres admissibles ayant effectué une demande au nom des assureurs ou d’une association autoassurée.
Accompagnement des personnes cotisantes en fonction de leurs besoins, lorsqu’un service est donné en impartition.

Afin d’effectuer ces différentes tâches, Plan Major reçoit des données et renseignements de la part de l’institution ou de l’association. Ces informations sont utilisées pour le bon fonctionnement des services requis par l’association ou ses membres. L’information n’est pas distribuée à un tiers à des fins de marketing ou à d’autres fins commerciales.

Informations reçues de l’association étudiante ou de l’institution

Plan Major reçoit certaines données de l’association étudiante, de l’institution ou encore directement de la personne étudiante. Nous pouvons également recevoir des informations provenant de nos fournisseurs externes dans le cas d’une plainte ou d’une situation particulière visant à améliorer l’expérience participant. Bien évidemment, nous nous assurons que ces échanges d’informations ne viennent en aucun cas briser la confidentialité et la protection de la vie privée des personnes utilisatrices de ces services. Les informations reçues de ces parties peuvent varier, mais contiennent généralement le nom complet, l’adresse, et assez régulièrement, un numéro identifiant de la personne, son sexe, sa date de naissance, son numéro de téléphone, ainsi que son courriel.

Les échanges d’informations et le stockage de ces données sont source d’une attention particulière chez Plan Major qui a dédié une équipe de professionnels internes à ce sujet. Voici une énumération de situations dans lesquelles les informations étudiantes peuvent être utilisées.

Échanges avec les membres et promotions des services

Bien que la majorité des informations nécessaires sont usuellement transmises par l’association étudiante ou par l’institution, il est possible que l’incapacité d’une association ou d’une institution à fournir certaines données à Plan Major occasionne que Plan Major soit dans l’obligation de demander des compléments d’informations ou une action à la personne couverte pour le bon fonctionnement du régime.

Dans tous les cas, les éléments potentiellement nécessaires demandés par les membres de l’équipe Plan Major seront clairement identifiés dans la page dédiée au groupe sur le site de Plan Major. De manière générale les informations complémentaires qui peuvent être demandées sont :

Le matricule étudiant ou le code permanent
La date de naissance
Un spécimen de chèque personnalisé incluant les coordonnées bancaires dans le cas d’un besoin de remboursement.

Pour les processus de réintégration ou d’ajout de personnes à charge, lorsqu’applicable, plusieurs informations pourront être demandées. Les formulaires associés sont disponibles en version web sur le site du Plan Major et en PDF. Si un membre désire compléter un formulaire en version PDF qui n’est pas disponible dans ce format, celui-ci peut en faire la demande à notre équipe de service au etudiant@planmajor.ca.

Lors des échanges avec notre équipe de soutien, il est possible qu’une personne employée demande de confirmer certains éléments au dossier afin de pouvoir confirmer l’identité et échanger certaines informations sensibles. Ainsi, il est possible que notre équipe demande de communiquer avec nous par téléphone ou par écrit spécifiquement en fonction de certaines demandes. S’il y a quelconque malaise, il est toujours possible de le signifier à notre équipe et nous devrions pouvoir trouver une façon de bien faire les choses ensembles.

Communication de groupe

Bien que les messages d’informations générales soient normalement envoyés directement par l’institution ou par l’association, il se peut que Plan Major pour une situation spécifique à une personne ou à un groupe de personnes, procède à un envoi courriel afin d’informer, de confirmer ou requérir une information.

Dans le cas d’une demande d’information provenant de Plan Major, la personne interpellée, doit toujours se sentir confortable de faire une vérification téléphonique au 1 877.976.2567 ou par courriel au etudiant@planmajor.ca, ou auprès de son association étudiante/institution.

Paiement des réclamations

Plan Major étant responsable d’adresser les réclamations santé-dentaire, les demandes de réclamations sont traitées directement par notre équipe, qui s’assure d’adopter les meilleurs pratiques au niveau de la confidentialité des informations. C’est aussi Plan Major qui verra à rembourser directement les personnes admissibles au nom de l’assureur santé-dentaire, ce qui explique la pertinence d’obtenir de la part des personnes qui soumettent une réclamation leurs coordonnées bancaires. Plan Major utilise la plateforme de traitement des réclamations de TELUS SANTÉ. TÉLUS SANTÉ est un des fournisseurs les plus importants au Canada en gestion des soins de santé et répond à des normes les plus strictes en matière de gestion de l’information.

Lors du traitement d’une demande de réclamation, il est possible que Plan Major demande à la personne ayant soumis une réclamation de lui fournir certaines informations additionnelles afin de vérifier la validité de cette demande.

Pour les autres volets voyage et accident, ainsi que pour les autres services connexes voici les informations qui sont transmises aux partenaires de manière sécurisée, afin de permettre une prestation de service optimale.

Confirmation de couverture aux spécialistes de la santé

Il est possible qu’un ou une spécialiste de la santé accepte que les montants assurables lui soient directement versés par l’assureur ou Plan Major si la personne admissible ou l’une de ses personnes à charge en fait la demande suivant une prestation de service admissible. Pour ce faire, le ou la spécialiste de la santé peut demander à Plan Major ou à TELUS SANTÉ de valider la couverture et l’admissibilité de la personne membre d’un régime. La confirmation de la couverture peut s’effectuer de différentes façons, notamment par téléphone, par la plateforme d’admissibilité du professionnel ou par fax.

Au besoin, Plan Major se réserve le droit d’effectuer certaines vérifications auprès du professionnel afin de confirmer son statut, même si cela peut occasionner certains délais pour ce dernier.

Retraits

Les personnes admissibles qui demandent un retrait n’ont aucune documentation supplémentaire à fournir outre que de suivre la procédure clairement indiquée sur notre site internet.

Dans ce processus, il est possible que Plan Major demande, à même le formulaire web les coordonnées bancaires, en fonction du responsable de l’émission du remboursement. Dans certains processus Plan Major est responsable d’émettre le remboursement de la cotisation, dans d’autres, la cotisation est créditée sur la facture institutionnelle. Dans le premier cas, si le membre choisi de ne pas fournir ses informations bancaires, si celles-ci sont erronées, si l’option d’un remboursement par chèque est sélectionnée, un remboursement par chèque sera émis avec un frais administratif défini dans le processus de désistement.

Il est possible que le processus de désistement soit parfois adapté ou modifié en fonction des besoins de l’association étudiante, comparativement à notre procédure standard. Dans ce cas, l’information sera clairement indiquée sur notre site internet. Si une personne à un doute sur la procédure à suivre, nous l’invitons à communiquer directement avec notre équipe de soutien selon la procédure officielle.

Dans toutes les situations, il est de la responsabilité de la personne admissible de conserver la confirmation écrite de son désistement ou de sa modification de couverture. Aucun désistement ou modifications de couverture ne peuvent être effectués par téléphone.

Politique web de Plan Major

La majorité de notre site web est constitué de pages informatives et d’informations d’ordres publiques. Nous souhaitons présenter les politiques de respect de la vie privée des utilisatrices et utilisateurs du site Internet de Plan Major, ainsi que de l’utilisation que nous en effectuons.

Information recueillie et traitée sur le site internet PLan Major

Plan Major recueille deux types de données à propos des personnes qui navigue sur le site internet. Tout d’abord, Plan Major recueille les données fournies volontairement par les membres. Ces données sont recueillies par l’utilisation de la page de contact, de l’outil de messagerie instantanée, ou des différents formulaires de modifications de couverture.

Également, Plan Major collecte de l’information par la compilation systématique de l’ensemble des pages visitées sur le site Internet, ainsi que par l’entremise d’outils d’analyse de tierces parties. Ces informations peuvent être utilisées afin de mieux cerner l’utilisation du site et d’optimiser l’expérience utilisateur.

Les informations des membres ne sont pas transmises à un tiers par l’entremise de notre site web. En cas de problématiques ou de questionnements reliées à l’utilisation de vos informations personnelles nous vous invitons à nous en faire part, en communiquant avec notre responsable de la sécurité de l’information:

Arnaud Fayet
1-877-976-2567 ext.402
prp-pm@planmajor.ca

Voici comment Plan Major récolte les données des membres :

Courrier électronique et formulaires électroniques

Plan Major indique sur son site web l’information personnel requise pour chaque formulaire, requête d’information par courriel ou demande de réclamation par courriel. Ces informations ont pour objectif de pouvoir traiter la demande de la personne étudiante, entrer en contact avec celle- ci, ainsi que de fournir l’aide ou les informations pertinentes.

Compilation des pages visitées

Plan Major mesure le trafic sur son site Internet et compile les pages visitées par les personnes étudiantes. Plan Major analyse les statistiques d’utilisation quant au nom de domaine des personnes, au type de navigateur Web, ainsi qu’au type de protocole MIME utilisé (renseignements inclus dans le navigateur Web de toute personne). Ces informations sont utilisées dans le seul but de fournir un meilleur service.

Témoins (cookies)

Un témoin est un élément d’information enregistré par le serveur sur le disque dur de l’ordinateur d’une personne lors d’une visite du site Internet. Un fichier témoin peut contenir des informations telles que le nom d’utilisateur des personnes que le site peut utiliser afin de compiler les pages visitées. Toutefois, les seules informations transmises par les témoins sont celles que les personnes fournissent eux-mêmes. Un témoin ne peut lire les données du disque dur des personnes ou lire des fichiers témoins créés par d’autres sites Internet. Plan Major utilise les témoins afin d’identifier les personnes qui visitent le site Internet plus d’une fois et ceci dans le but de leur offrir un meilleur service.

Si vous avez configuré votre navigateur de façon qu’il vous mette en garde lorsqu’un témoin est sur le point d’être installé, vous recevrez un message d’alerte pour chaque tentative d’installation. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser ces témoins. Il n’est pas nécessaire d’accepter les témoins afin d’utiliser le site Internet de Plan Major.

Utilisation de l’information obtenue à partir site internet PLan Major

Plan Major utilise l’information fournie par les membres afin d’améliorer leur expérience de navigation. Le contenu du site peut être revu sur la base des préférences et des attentes des membres. Afin de fournir un meilleur service aux membres qui visitent le site plus d’une fois et en s’appuyant sur leur expérience antérieure, des améliorations seront ajoutées au site.

Comme indiqué plus haut, Plan Major utilise l’information reçue membres afin d’améliorer la qualité de l’aide lorsque ceux-ci visitent le site plus d’une fois.

Plan Major a la possibilité de créer un rapport complet du trafic enregistré sur son site.

Partage de l’information

Plan Major ne partage aucune information individuelle sur les personnes naviguant sur notre site web avec une tierce partie sans l’autorisation des personnes étudiantes concernées (sauf là où la loi l’exige).

Applications web des services connexes

Plan Major met à la disposition de ses membres, par le biais de ses partenaires, des applications afin de faciliter l’accessibilité aux services auxquels ceux-ci ont accès.

Nous tenons à nous assurer que l’utilisation des services connexes offerts par nos partenaires

ainsi que les services mis à la disposition de nos membres par ceux-ci, respectent notre politique de service et de la gestion des informations personnelles. Nos partenaires ainsi que leurs équipes sont liés par des ententes de confidentialités qui perdurent même lorsque l’entente de service est terminée.

En choisissant d’utiliser les applications web des services connexes la personne étudiante reconnait accepter les conditions d’utilisation en raison de la nature privée des informations contenues dans le système. Les partenaires recueillent uniquement les données essentielles et nécessaires dans le cadre des services fournies. Les données partagées par les membres sont de plein gré et liées aux services attendus.

Politique de satisfaction des membres

Chez Plan Major, votre bien être nous tient à cœur. Nous sommes déterminés à vous offrir un service qui répond à vos attentes. Cependant, nous sommes conscients qu’une personne pourrait considérer que le soutien qu’elle a reçu devrait être amélioré ou qu’une situation devrait être corrigée.

Voici comment nous faire part de vos commentaires, suggestions, ou insatisfactions relativement à l’un de nos services :

Équipe de traitement des Insatisfactions

client@planmajor.ca

En bref...

Chez Plan Major, votre bien être nous tient à cœur. Nous sommes déterminés à vous offrir un service qui répond à vos attentes. L’équipe de Plan Major tente d’offrir le meilleur service possible, et ce à tout moment.

Nous croyons qu’il est essentiel que toute notre équipe réponde aux besoins de nos membres. Cependant, nous sommes conscients qu’une personne pourrait considérer que le soutien qu’elle a reçu devrait être amélioré ou qu’une situation devrait être corrigée.

C’est pourquoi vos commentaires, insatisfactions ou suggestions nous permettent de mieux cibler vos besoins, tout en améliorant la qualité du service qui vous est offert.

Démarche à suivre

Pour déposer une plainte, nous vous invitons à communiquer avec l’équipe de traitement des insatisfactions de Plan Major :

Par courriel – client@planmajor.ca

Veuillez indiquer les informations suivantes dans votre communication :

Nom et prénom
Numéro de certificat
Nom du groupe

Veuillez préciser les circonstances liées à votre mécontentement et joindre tous documents ou informations pertinentes (contexte, noms d’employés, dates, etc..) qui pourraient nous aider à mieux comprendre la situation.

Suivi à une demande

Suivant le dépôt d’une plainte, une personne en situation de coordination adressera la demande et effectuera un suivi.
Si la réponse ne satisfait pas la personne requérante, cette dernière peut demander un transfert de son dossier à l’équipe de direction et du contentieux afin de confirmer s’il peut y avoir une option d’arranger les parties.
L’équipe de direction adressera la réponse finale et définitive de l’organisation, en informant la personne requérante qu’elle peut demander le transfert de son dossier auprès de l’Autorité des Marchés Financiers.

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Documentation